在惠州市保安公司，每年大大小小的會議要召開幾十次，很多公司把開會當成一種形式，而惠州市保安公司卻認為開會是管理工作的一種重要方法。對集思廣益，消除誤解，做出決策，有其重要意義。如何才能像惠州市保安公司一樣，把會議開的有意義，實現會議的功能呢，惠州市保安公司認為通過掌握高效會議管理的原則和技能，可避免無效會議造成的巨大成本和時間浪費，實現同事間有效溝通、及時傳達企業訊息、激發員工士氣和工作創意、有效達成決議和解決問題、監督員工工作進展等，從而有力促進公司和部門工作業績的達成。如何才能開好高效的會議？惠州市保安公司認為應堅持以下八項原則。

一、主題要集中�；葜菔斜０补�司的每一次會議主題都很集中，這樣可以集中時間和精力，集中有關人員，高效解決問題。綜合性會議，最多也不要超過三個議題為好。議題越多，參加人員越多，效率也就越低下，成本也就越高。

二、人員要相關。參加會議的人員，一是要堅持“少而精”的原則。與會議議題直接關聯的單位，派員參加。協辦的單位，則無需派人參加。二要堅持“有效性“的原則。具體的議題，讓主責人員直接匯報，不要讓領導代為匯報，避免“一問三不知”的現象出現。三要堅持“決策權”的原則。參加會議的人員，一定要有決策權，主管領導有事派員參加機也要賦予相應的權利。否則因做不了主造成議而不決，是最大人員成本的浪費。

三、事先要通報�；葜菔斜０补�司在召開會議前會提前告知。不要到會場才知什么議題，沒經深思熟慮作出決策，導致決策有誤。重大議題應提前一天告知，讓大家廣泛征求意見，充分作好準備，開會各抒己見，迅速作出決策，提高會議效率。會議議題、提供有關資料、發言次序都在會議通知中告知為好。

四、程序要準確�；葜菔斜０补�司重視會議的程序，會議的程序很重要，關系到會議是否民主，有效。一是由會議議題單位主持，或辦公室主持。側重主持人的準備能力技巧，包括主持人有沒有用心做調查報告、有無主持控場能力、會議決策技巧、決策工具使用、溝通反饋技巧、總結歸納能力、應對意外隋況發生、化解沖突、會議記錄監督協助等，在整個會議中起決定性作用。二是該議的時候議，該決的的時候決，該舉手的時候舉手，該簽字的時候簽字，盡可能會上形成決議，不要事后補辦，切實提高會議效率。

五、時間要緊湊�；葜菔斜０补�司的每一次會議都提前預定了時間，一個議題的會議一般會議時間不應超過一個小時。超過一個小時還形成不了決議，說明分歧較大，可以回去準備，二次再議，做出準確決策。人是有生物鐘的，開會時間長了，大腦反映遲鈍了，決策慢了且容易出錯。當然，11點會議，容易提高會議效率，但也應避免倉促決策。

六、記錄要完整。會議記錄一定要完整、規范。從簽到、討論記錄，到會議決議、表決情況，都要進行詳細記錄，以觀備查�？刹捎脤Ｓ糜涗浉袷�、卡片，做到規范、準確、可查，避免事后不認賬。

七、紀要要及時�；葜菔斜０补�司在會議召開后，往往會在兩日內，下發會議紀要。會議紀要要做到完成目標的時間、要求、方法、執行部門四落實。拖泥帶水是企業執行力的大忌。所以，要及時貫徹會議精神，一是增強會議時效性，發揮會議的作用；二是可以趁熱打鐵，取得事半功倍的效果；三是避免節外生枝，導致不必要的麻煩；四是提高會議的效益，增強執行力。

八、決策要檢查。開完會后，惠州市保安公司還會跟蹤調查。首先是檢查要及時。在會后的幾天里，要檢查有關部門對會議決議的貫徹落實方案。其次是定期查落實。對會議的貫徹，制定各節點，每個節點都要進行檢查。三是決策完成期限要進行及時的總結，好的表揚，錯的處罰，確保會議有效性的貫徹落實。

尤其值得注意的是，前期準備和后續跟進工作也同樣重要。真正的工作通常不是在會議期間完成的，而是在它之前和之后完成的。一次會議的效率取決于所做的準備工作，這實際上意味著要去準備會議的議程以及針對會議決議的執行方案。

會議的準備工作需要時間。因此，應該在時間表中預留一定的時間，確保有足夠的時間。很多管理者會在筆記本中記上要去參加的會議，但令人驚奇的是，很少有人會在他們的時間表中為會議前期準備和后續跟進工作預留時間。

在某種程度上，如果準備工作不夠充分，可以通過會議上的即興發揮來補償，有經驗的管理者會這樣做。這并非與生俱來的能力，而是多年經驗的結果。優秀的管理者也可以即興發揮，但他們并不依賴這種技巧。他們會做準備，認真考慮這次會議及其進程。他們同樣知道，即便是準備最充分的會議，也不會總是按照計劃進行。即使做了最好的準備，也還需要足夠的應變能力。

惠州市保安公司堅持認為企業管理離不開會議。開好會，也會提高生產力。遵循這些簡單的規則，會議可以變成一種非常有效的工具。